在IT部门推动下降低总成本的一个关键评价标准是实时协作通信的直接估价。
如下表所示，在会议协同解决方案中有许多成本项目。根据使用的模式和多种因素，产品价格会高低不同。这就意味着IT部门必须全面考虑成本因素，分析TCO(总体成本)中的“T”(总体)。
TCO的成本组成有很多部分，诸如软件授权的基本费用、厂商技术支持和维护费用、IT管理费用、基础通信费用等。那么，怎样的远程会议方案才是成本最低的方案呢?
高可用度
随着企业技术的不断发展，创新变得越来越重要。基于电子技术的飞速发展，可靠的通讯传输、电话、更先进的电子邮件和网络接入，高新技术成为商务活动成败的关键，用户都希望程序可以正常运行。
至于可用度，实时通信协同的应用依靠以下几个因素，诸如：服务器工作时间、实际正常操作时间、网络正常工作时间、数据储存模式等。
大部分的实时通信协同方案使用保存并转发的架构，其内容可以从演示者的机器传到服务器，存储后转发到每个会议参加人员的终端。该架构是电子邮件传输和其他异步数据传输的架构，该架构对实时网络会议系统提出了巨大挑战。
交换式的架构方式是更合理的，其内容可以快速的从操作员那里经过动态交换读入且直接发送到会议参与人那里。毫无疑问，该架构也是电话网应用的一种方式，也是最初的“实时通信协同平台”。
规模和性能
今天使用的会议和实施协作通信方案一样，最大的问题是服务类型。尤其是对于公司会议或者大型会议、培训会议、销售团队会议、市场网络发布以及需求分析会议等需求是完全不同的。
多样化的需求挑战了公司自建的实时协作通信系统的适用性。当今时代，当有合理需求的时候，软件认证协议支持大规模么?在没有结构修改的情况下，多媒体网络能与企业使用规模进行周期性的匹配么?
IT公司面临的另一个具规模性的挑战就是全球配置问题。企业正在全球集中化，如果没有自己的工人，只有外购产品、联系厂家、合作伙伴和顾客，则该网络操作模式、容量、服务器管理、客户端配置会从一个国家转移到更广阔的领域或者全球范围内，这就更是难上加难。
支持性和可管理性
支持性和可管理性是TCO和应用分析的关键因素。一个具有可支持、管理的复杂操作系统的投资通常是巨大的。
IT部门应为客户和代理设立相应的要求：配置和升级的复杂性有多大?如果需要一个增值应用维护和升级和应用效果雇用新的维护人员和系统支持的费用是多少?同样，大多数大型企业已经在顾客关系管理(CRM)上进行了投资。客观上实时协作通信解决方案必须可以和CRM系统融合在一起，保证顾客与企业进行良好沟通，且简化已经召开的会议和发生的事件。此外，协同方案应该与其他企业结构、报告、分析系统结合起来。
环境和兼容性
理想的实时协作通信方案应满足公司的广泛需求，而没有兼容性上的限制。选择方案必须满足现存的IT结构标准。此外，随着外部协作标准的加强，保证与外部配置进行最大限度的兼容是极为重要的。
许多管理严格的公司，IT部门限制终端用户在他们的桌面系统上使用新软件的权限。终端用户没有安装软件或者管理权限而想加入会议或主持协同会议，是一个关键问题。
协作功能、安全性和兼容性
如果该通信协同解决方案不能满足业务需求，该产品的TCO、可维护性和其他IT标准都是无关紧要的。这是个挑战，因为不同的业务需求转变成了在通信协同培训、支持、市场和其他关键领域的特殊需求。
软件必须自然的融合到日常工作处理中，且方便网络协同，与顾客、外网的合作伙伴的协作必须是安全、可靠的。由于不同的业务有不同的需求，最好的解决方案是为了特殊应用需求或不同部门个性化定制解决方案。这就使IT部门必须在两个方案中做出选择：提供资源为不同部门提供实用性的个性化功能或者提供统一管理、低IT消耗的通用平台系统。
在提出TCO(总体成本)之后，大部分IT部门列出了安全性和兼容性作为他们的首要关心问题。
供应商要求
在最后，IT部门制定了网络会议和协作通信的标准化，开始与一个供应商进行合作。这就意味着该供应商需要具有服务的稳定性、可管理性和客户需求响应和问题解决能力。
评估供应商的几个基本确认问题是：竞争力、业务重心和发展、经验。
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